無紙化會議會議管理軟件
  • 無紙化會議會議管理軟件
  • 產品名稱: 無紙化會議會議管理軟件
  • 產品型號: OBT-BSS

一、系統及架構:
支持windows7\Windows server 2008\2010\系統,軟件系統核心采用C/S架構,充分保證服務端與客戶端之間的安全性、以及充分發揮客戶端PC的處理能力,在此基礎上嫁接B/S架構訪問模式,任何終端及操作臺電腦可通過瀏覽器訪問服務器會議管理系統,不用安裝任何專門的軟件,方便快捷。WEB瀏覽器訪問模式,支持超級管理員和多管理員,超級管理員可分配多個用戶名和密碼,不同管理員創建及設置的會議互相保密。超級管理員有管理所有會議的權限。

二、智能無紙化會議后臺軟件功能要求

★1、服務器搭配智能無紙化后臺會議管理軟件,可遠程開啟會議終端,關閉會議終端(即統一開機,統一關機、可指定開關該次會議參與會議的坐席終端,比如會場有80個席位,本次會議只有20個人參與會議);控制升降設備的上升及下降;負責會議文件的處理:可對單個或多個會議進行文件進行管理和分發,提高會議系統會務信息交互傳輸、管理和信息安全備份的能力。支持會議終端屏幕上的簽到、表決、批注文件查閱、呼叫服務、文件投影、會議議程、文件同屏、參會人權限、共享電子白板、等功能,會議過程文件可實時存儲在智能無紙化會議服務器內部或自動回歸內部系統。

三、會前準備
★1、多會議管理:支持提前預置多個會議信息:設置會議標語內容,自定義標語背景圖片;設置歡迎界面,自定義背景圖片;編輯會議基本信息:會議主題、主持人、會議秘書、會議時間、會議地點等,并設置顯示方式(字型字號字的顏色及布局)。按照會議安排表可自由啟用預置的會議。
★2、參會人員設置:支持人名信息、字體、字號、背景圖片批量導入;支持生成模擬布局;支持參會人員的臨時增加機制和臨時缺席機制,可以更改后自動按規則一鍵重新排位,并在模擬布局上實時顯示。
★3、設置會議權限:權限包擴:與會者“是否需要簽到”“是否參與某個議題”“議題內文件是否可查看”“是否參與某個投票表決”“是否能夠同屏廣播”。
★4、會議議程:設置會議議程信息,終端生成會議議程樹。
★5、會議議題:設置多個會議議題,針對每個議題對與會者的參與權限設置,并在該議題上傳會議文件,文件格式:(MP4\AVI\PDF\PPT\Word\EXCEL\CAD\2D\3D等文件)。
☆6、投票表決:設置及管理會議投票表決,編輯會議投票標題、類型(表決型為:同意、反對、棄權,投票型可自定義內容)、投票方式(支持設置是否匿名或者實名投票)、與會者參與投票的權限,控制投票的起始時間,表決結束自動生成表決結果,以圓形比例方式生成,支持投票信息的導入和導出。

四、會中管理
☆1、支持會中后臺臨時增加或修改與會者信息。
☆2、支持會中后臺對與會者客戶端軟件和硬件終端進行實時管控,會中臨時更改參會者的使用權限,例如“是否需要簽到”“是否參與某個議題”“議題內文件是否可查看”“是否參與某個投票表決”“是否能夠同屏廣播”。
☆3、支持會中后臺臨時增加或刪除議程、議題、以及上傳或更改議題內文件。
☆4、支持會中后臺臨時增加或修改會議簽到、投票信息。

五、會后歸檔:
★1、智能無紙化會議管理軟件為發布、管理、自動保存為一體的智能化系統,會議結束支持本次會議歸檔保存;命名方式為:會議時間-會議名稱,方便后期歸檔及查閱。
★2、參會人員信息:保存參會人員單位、名字、職位及坐席位置信息。
★2、會議簽到信息保存,自動記錄參會者詳細簽到時間和離開會場時間,記錄方式以會議時間、會議主題、應到多少人、實到多少人等方式詳細記錄,記錄自動生成在EXCEL文檔里,可實現一鍵導出簽到表。
★3、投票表決結果保存,投票信息將會以圓形、數字分化等方式體現表決結果,結果自動生成到文檔里,可一鍵導出投票表決結果信息表。
★4、會議議程保存:后臺自動保存該會議中添加的會議議程信息,并一word文檔形式保存。
★6、會議議題保存:保存添加的會議議題及議題內原文件、批注文件。
★4、電子白板信息保存:保存個人及聯機使用生成的電子白板信息,并生成JPG圖片文件。
★5、所有保存信息支持導出功能。

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